Checklista kontorsflytt – allt företaget behöver tänka på

Varför behöver ni en checklista inför kontorsflytt?

En lyckad kontorsflytt börjar långt innan flyttdagen. En tydlig checklista gör att inget viktigt moment glöms bort och att ansvaret blir tydligt fördelat mellan medarbetare, hyresvärd och den kontorsflytt-firma ni anlitar.

Följ checklistan steg för steg nedan för att få bättre kontroll över hela processen, från första planeringsmötet till slutkontrollen i det nya kontoret. Vill ni veta mer om vilka vi är finns en presentation av oss på om Flyttlinjen.

Hur långt i förväg ska ni planera kontorsflytten?

Börja med att bestämma när flytten ska genomföras. Försök välja en period då verksamheten påverkas så lite som möjligt, till exempel en helg eller en period utanför ordinarie arbetstid. Är ni osäkra på vad som är rimligt är ni välkomna att ta kontakt med oss redan i planeringsstadiet.

Bestäm datum för kontorsflytten

• När det gamla hyresavtalet löper ut
• När den nya lokalen är tillgänglig
• Företagets arbetsbelastning och deadlines
• Om flytten behöver genomföras på kvällstid eller helg
• Hur lång tid själva flytten beräknas ta

Utse en ansvarig för flytten

En kontorsflytt involverar ofta många personer, och det är bra att utse en person som har det övergripande ansvaret för kontakten med flyttfirman, tidsplanen och informationen till personalen.

• Kontakt med flyttfirma och hyresvärd
• Tidsplanering och uppföljning
• Nycklar och tillträde
• IT och telefoni
• Packning och märkning

Vad ska inventeras innan kontorsflytten?

En flytt är ett bra tillfälle att rensa. Det finns ingen anledning att lägga tid och pengar på att transportera saker som företaget inte längre behöver.

Gå igenom allt som ska flyttas

• Skrivbord och kontorsstolar
• Skåp och hyllor
• Datorer, skärmar och skrivare
• Konferensutrustning
• Kök- och fikautrustning
• Arkiv, dokument och övrigt material

Dela upp bohaget i kategorier

Dela gärna upp sakerna i fyra kategorier: ska flyttas, ska säljas, ska skänkas och ska köras bort. På så sätt blir det enklare att planera både flytten och eventuell bortforsling av kontorsmöbler. Läs gärna mer om hur en hel företagsflytt planeras över tid innan ni sätter tidsplanen.

Hur budgeterar ni för kontorsflytten?

Kostnaden för en kontorsflytt varierar beroende på bland annat mängden som ska flyttas, antal arbetsplatser, avstånd mellan lokalerna och vilka tjänster företaget behöver. En bredare prisöversikt för olika typer av flytt finns i artikeln om vad en flyttfirma kostar.

• Flyttfirma och transport
• Packmaterial och eventuell packhjälp
• Nedmontering och montering av möbler
• Flytt av IT-utrustning
• Flyttstädning av den gamla lokalen
• Bortforsling eller magasinering

Be gärna om en offert innan flytten planeras i detalj, så att ni får en tydlig bild av totalkostnaden genom att ta kontakt med oss. Ett fast pris i offerten gör det lättare att hålla budgeten. Observera att RUT-avdraget endast gäller privatpersoner och alltså inte kan användas vid en kontorsflytt.

Hur planerar ni den nya lokalen?

Innan flyttdagen bör ni veta var allt ska placeras. Ta fram en planritning och bestäm var varje arbetsplats, skrivare, konferensrum och förvaring ska finnas, gärna i samråd med den firma som ansvarar för kontorsflytt.

• Var varje arbetsplats ska stå
• Var skrivare och annan utrustning ska placeras
• Var konferensrummet ska vara
• Var köket ska organiseras
• Var arkiv och gemensam förvaring ska finnas

Det är betydligt enklare att placera möbler rätt direkt än att behöva flytta runt dem efteråt. Märk gärna varje arbetsplats eller rum med en tydlig kod som motsvarar planritningen.

Hur informerar ni personalen om flytten?

Personalen behöver veta vad som händer och vad de själva behöver göra. Skicka gärna ut information löpande i stället för att all information kommer på en gång precis innan flytten, så upplevs flytten tryggare. Är det oklart vem som utför arbetet går det bra att hänvisa till om Flyttlinjen för mer information.

• Flyttdatum och sista dagen på den gamla arbetsplatsen
• När det nya kontoret öppnar
• Hur personliga saker ska packas
• Var respektive arbetsplats kommer att finnas
• När eventuell IT-utrustning kopplas in

Hur packar och märker ni kontoret?

Allt behöver inte packas dagen före flytten. Börja med sådant som används mer sällan, exempelvis äldre dokument, reservmaterial, dekorationer och arkiv. Det som används varje dag kan packas närmare flyttdagen. Osäkra på mängden lådor och tejp som behövs kan läsa mer i guiden om vilket packmaterial som behövs.

Börja packa i god tid

Använd stabila kartonger och undvik att göra dem för tunga. Märk varje kartong med rum, avdelning och innehåll, till exempel "Ekonomi – Rum 204 – Dokument". Det gör uppackningen betydligt enklare.

Skapa ett tydligt märksystem

Skapa ett enkelt system där varje rum eller avdelning får en egen kod, exempelvis EK för ekonomi, SAL för sälj, KONF för konferens och IT för IT-utrustning. Se till att både personalen och flyttfirman känner till systemet. Behöver ni avlastning med själva packningen kan packhjälp bokas som tillägg.

Hur hanteras nedmontering och montering av möbler?

Större kontorsmöbler som skrivbord, konferensbord, hyllsystem och skåp kan behöva monteras ned innan de transporteras och sättas ihop igen i den nya lokalen.

Bestäm i förväg vilka möbler som ska monteras ned och om företaget gör det själv eller låter flyttfirman hjälpa till. Vid en större flytt kan nedmontering och uppmontering vara ett effektivt sätt att minska belastningen på personalen. Tunga eller skrymmande möbler som kassaskåp och arkivskåp hanteras enklast med tungflytt. Vill ni läsa mer om hur skador undviks under bärning och transport finns det beskrivet i artikeln om hur risken för skador minskas.

Hur flyttas datorer och IT-utrustning säkert?

IT-utrustningen är ofta en av de viktigaste delarna av en kontorsflytt. Planera därför hur datorer, skärmar, servrar, skrivare och annan teknisk utrustning ska hanteras.

• Viktig information är säkerhetskopierad
• Utrustningen är korrekt märkt
• Kablar och tillbehör hålls ihop
• Internet och nätverk fungerar på den nya adressen
• Arbetsplatserna kan användas direkt när personalen kommer tillbaka

Om företaget är beroende av sina system bör IT-planeringen göras parallellt med själva flyttplaneringen, inte som ett sista moment, precis som med övriga delar av en genomtänkt kontorsflytt.

Vad behöver kontrolleras i den nya lokalen och vid transporten?

Innan flytten börjar bör ni kontrollera att den nya lokalen är redo: eluttag, belysning, internet, hiss, dörrar, lastmöjligheter, parkering och tillträde. Flyttar ni till en ny stad kan det också vara värt att se vilka orter vi är verksamma i innan ni bokar.

Transporten behöver också anpassas efter mängden som ska flyttas och förutsättningarna vid båda adresserna. Informera flyttfirman om avstånd, antal flyttlass, lastzoner, hissar, trappor och eventuella tidsbegränsningar. Ju mer information flyttfirman får i förväg, desto enklare blir planeringen av rätt bemanning och transportväg.

Vad händer med gamla möbler och flyttstädning?

Alla möbler följer inte alltid med till det nya kontoret. Om det finns möbler, elektronik eller annat som ska bort bör det planeras innan flyttdagen, exempelvis genom försäljning, donation, återvinning eller bortforsling.

När den gamla lokalen är tömd behöver den ofta städas innan den lämnas tillbaka till hyresvärden. Kontrollera vad som står i hyresavtalet och boka flyttstädning så att städningen sker efter att alla möbler och saker har flyttats ut.

Checklista: tidslinje för kontorsflytten

4–8 veckor före flytten

• Bestäm flyttdatum och utse ansvarig för flytten
• Ta fram en budget och inventera vad som ska flyttas
• Ta in offert från flyttfirma
• Planera den nya lokalen och informera personalen
• Planera IT, flyttstädning, bortforsling eller magasinering

1–2 veckor före flytten

• Börja packa sådant som inte används dagligen
• Märk kartonger, möbler och arbetsplatser
• Bekräfta flyttdatum med flyttfirman
• Kontrollera parkering, lastzon, hiss och entréer
• Kontrollera att internet och el finns i den nya lokalen

Dagen före och på flyttdagen

• Packa det sista och säkerhetskopiera viktig information
• Kontrollera att inget finns kvar i skåp eller förråd
• Flyttpersonal lastar enligt plan och kör till nya kontoret
• Möbler och IT-utrustning placeras enligt märkning
• Gör en slutkontroll av både gamla och nya lokalen

Vanliga misstag att undvika vid kontorsflytt

De flesta problem under en kontorsflytt kan undvikas genom erfaren planering och tydlig kommunikation.

• Planeringen börjar för sent.
• Ansvaret är otydligt fördelat mellan personal och flyttfirma.
• Märkningen av kartonger och möbler är bristfällig.
• IT-flytten hanteras som en eftertanke.
• Tidsåtgången för flytten underskattas.

Hur sätter ni en realistisk budget för hela kontorsflytten?

Många företag underskattar kostnaden för tillägg som packmaterial, nedmontering och bortforsling eftersom fokus ofta ligger på själva transporten. Räkna därför med hela kedjan redan i budgeten, inte bara lastbil och personal, och ta med magasinering som en möjlig post om den nya lokalen inte är klar i tid.

Jämför offerter på lika villkor

Be alla flyttfirmor offerera på exakt samma underlag: antal arbetsplatser, kvadratmeter, våningsplan och vilka tilläggstjänster som ska ingå. Annars blir det svårt att se vilken offert som faktiskt är mest fördelaktig. Fast pris gör jämförelsen enklare eftersom slutsumman är känd innan flytten startar.

Lägg in en buffert för oförutsedda kostnader

Avsätt gärna en mindre buffert i budgeten för saker som upptäcks sent, till exempel extra bortforsling eller behov av magasinering om den nya lokalen inte är helt klar vid tillträdet.

Hur hanterar ni avtal, hyresvärd och tillträde inför flytten?

En kontorsflytt styrs ofta av flera datum som inte går att påverka själva: uppsägningstid på det gamla hyresavtalet, tillträdesdag till den nya lokalen och eventuella krav på återställning.

Läs igenom hyresavtalen i god tid

Kontrollera vad som krävs vid avflytt, till exempel om väggar ska återställas, om det ska göras en besiktning eller om lokalen måste lämnas flyttstädad. Dessa krav bör vara kända innan ni bokar flyttfirma, så att flyttstädning och eventuell bortforsling kan planeras in i rätt ordning. Ta gärna hjälp av vår lista med tips inför offertförfrågan innan ni jämför flyttfirmor.

Boka tillträde och nycklar i god tid

Se till att ni har tillgång till den nya lokalen, inklusive nycklar eller passerkort, innan möblerna anländer. Stäm även av med hyresvärden om lastzon, hiss och tider för in- och urlastning, så att flytten inte stoppas av praktiska hinder på flyttdagen.

Hur skiljer sig en kontorsflytt från en privat bohagsflytt?

En kontorsflytt handlar sällan bara om att flytta möbler. Verksamheten ska helst fungera som vanligt både före och efter flytten, vilket ställer högre krav på tidsplan, kommunikation och samordning jämfört med en vanlig bohagsflytt i hemmet.

En annan skillnad är att RUT-avdraget inte kan användas vid företagsflyttar, eftersom avdraget enbart gäller arbete i en privatbostad. Det innebär att hela arbetskostnaden ingår i offerten utan avdrag, vilket är bra att ha med sig när ni jämför priser mellan en kontorsflytt och en privatflytt. Den som samtidigt flyttar privat kan i stället ha nytta av den kompletta flyttchecklistan för en bohagsflytt.

Vill ni läsa mer om hur ni håller verksamheten i gång under flytten finns en fördjupning i artikeln om att minimera driftstopp vid kontorsflytt.

Hur hanterar ni arkiv och känsliga dokument vid kontorsflytten?

Dokument, avtal och arkiv hör till det som lättast glöms bort i en kontorsflytt, trots att det ofta är det mest känsliga materialet på kontoret. Fler konkreta tips finns samlade bland våra artiklar om flytt och planering.

• Packa arkivpärmar i tydligt märkta kartonger, gärna sorterade efter år eller avdelning.
• Håll känsliga dokument åtskilda från övrigt material under transporten.
• Utse en person som ansvarar för att arkivet packas upp och placeras korrekt i den nya lokalen.
• Kontrollera om gamla dokument i stället kan gallras eller forslas bort innan flytten.

Material som inte längre behövs kan hanteras genom bortforsling i stället för att följa med i onödan till den nya adressen.

Vad kostar en kontorsflytt?

Priset på en kontorsflytt styrs av antal arbetsplatser, mängden möbler och utrustning, avståndet mellan lokalerna och vilka tilläggstjänster som behövs, till exempel nedmontering, packhjälp eller flyttstädning.

En mer detaljerad genomgång av vad som påverkar priset, inklusive exempel, finns i artikeln om vad en kontorsflytt kostar. Där kan ni också läsa mer om skillnaden mellan fast pris och timpris för en företagsflytt.

Så väljer ni rätt flyttfirma för kontorsflytt

En kontorsflytt behöver inte innebära att företagets personal själva ska sköta all packning, bärning, transport och montering. Flyttlinjen kan hjälpa företag med hela eller delar av flytten utifrån lokalens förutsättningar och behov, till exempel bärning, transport, nedmontering, uppmontering, packning, flyttstädning och bortforsling.

Vi planerar flytten tillsammans med er och tar hänsyn till antal arbetsplatser, mängden utrustning, våningsplan, hissar, avstånd och önskat flyttdatum. Målet är en smidig kontorsflytt med så lite störning i verksamheten som möjligt. Läs även om hur ni kan minimera driftstopp under flytten, eller kontakta oss för en kostnadsfri offert. Mer om oss finns under om Flyttlinjen.