Planera företagsflytt – tidslinje och kostnadsposter

Varför kräver en företagsflytt mer planering än en vanlig flytt?

En företagsflytt påverkar fler personer samtidigt: medarbetare som ska kunna arbeta som vanligt, kunder som behöver veta om tillfälliga avbrott, och ofta en hyresvärd med egna krav på återställning av den gamla lokalen. Allt detta behöver samordnas i en tidslinje som håller även om något moment tar längre tid än väntat, och ett tydligt upplägg redan i offerten underlättar hela processen.

Till skillnad från en bohagsflytt handlar en företagsflytt sällan bara om att bära möbler från ett ställe till ett annat. Nätverksutrustning ska kopplas upp på rätt sätt, arkiv ska hanteras varsamt och information ska nå rätt personer i rätt tid.

Hur långt i förväg bör ni börja planera en företagsflytt?

För ett mindre kontor räcker det ofta att börja planeringen sex till åtta veckor i förväg. Större verksamheter med mycket IT-utrustning, arkiv eller flera avdelningar bör räkna med två till tre månader, eller längre om flytten sammanfaller med ett hyresavtal som löper ut vid ett bestämt datum.

Tidig fas: 8–12 veckor innan

I den tidiga fasen bestäms flyttdatum, ansvarig projektledare internt och en första kontakt tas med en flyttfirma för offert. Det är också nu ni bör börja inventera vad som faktiskt ska flyttas och vad som kan rensas ut eller lämnas kvar i den gamla lokalen. Hör gärna av er via kontaktsidan redan i det här skedet för att boka in en första genomgång.

Mellanfas: 4–8 veckor innan

Här läggs den detaljerade tidslinjen: vilken dag IT-utrustningen kopplas ner, när arkivet packas, och vilket datum medarbetarna informeras om nya rutiner. Det är också rätt tidpunkt att boka in packhjälp om flytten innehåller mycket material som ska hanteras varsamt.

Sista fasen: 1–4 veckor innan

Sista veckorna handlar om att bekräfta tider med leverantörer, märka möbler och kartonger per avdelning, och se till att alla medarbetare vet var de ska sitta i den nya lokalen redan första dagen.

Hur bygger ni en tidslinje för flyttdagen?

En tydlig tidslinje för själva flyttdagen minskar risken för onödigt stillestånd. Många väljer att lägga den mest kritiska delen, som nedkoppling och uppkoppling av IT, till en kväll eller helg för att verksamheten ska kunna vara igång som vanligt på vardagarna. Behövs förvaring under en övergångsperiod finns magasinering att tillägga i samma bokning.

• Bestäm vilken dag och vilket klockslag nedpackning börjar.
• Planera i vilken ordning avdelningar flyttas, så att inget arbete stannar av helt.
• Sätt en tydlig tidpunkt för när IT ska vara nedkopplad respektive uppkopplad igen.
• Boka in en slutbesiktning av den gamla lokalen i tidslinjen.
• Lägg in en buffert för moment som kan ta längre tid än väntat.

Hur flyttar man IT-utrustning utan driftstopp?

IT-utrustning är ofta den mest tidskänsliga delen av en företagsflytt, eftersom medarbetarna behöver kunna arbeta så snart som möjligt efter flytten. Datorer, skärmar, skrivare och nätverksutrustning bör packas sist och packas upp först i den nya lokalen, gärna med hjälp av erfaren packhjälp för att minska risken för skador.

Förbered nätverket i förväg

Se till att nätverksuttag, routrar och annan infrastruktur är på plats och testade i den nya lokalen innan flyttdagen, så att uppkopplingen inte blir en flaskhals när personalen flyttar in.

Märk och dokumentera

Fotografera kabeldragning och märk varje dator, skärm och kabel med vilken arbetsplats den tillhör. Det sparar betydande tid vid återuppkopplingen och minskar risken att utrustning hamnar fel.

Läs även mer om hur en flyttfirma kan minska driftstopp i artikeln så minimerar du driftstopp vid kontorsflytt.

Hur hanterar ni arkiv och dokument vid en företagsflytt?

Arkiv och dokument kräver ofta mer omsorg än möbler, både för att de kan vara känsliga och för att de ska gå att hitta igen snabbt i den nya lokalen. Börja med att sortera ut vad som faktiskt behöver flyttas och vad som kan arkiveras digitalt eller gallras enligt företagets egna rutiner, gärna med stöd av packhjälp för de mest känsliga dokumenten.

• Numrera flyttlådor med arkivmaterial och för en enkel innehållslista.
• Håll känsliga dokument separata och tydligt märkta.
• Bestäm var arkivet ska placeras i den nya lokalen innan flyttdagen.
• Planera transporten av tunga arkivskåp som en egen punkt i tidslinjen.

Är arkivskåp eller kassaskåp särskilt tunga kan de kräva extra personal och utrustning, vilket ni löser genom tungflytt som ett tillägg till den ordinarie kontorsflytten.

Hur kommunicerar ni flytten till personal och kunder?

Tydlig kommunikation gör att flytten upplevs smidig snarare än stressig, både internt och utåt. Medarbetare behöver veta vad som förväntas av dem, och kunder behöver veta om det blir några tillfälliga förändringar i tillgänglighet, vilket är lika viktigt vid en vanlig bohagsflytt som vid en företagsflytt.

Information till personal

Berätta i god tid vilket datum flytten sker, vad varje medarbetare själv ansvarar för att packa ner, och hur den nya arbetsplatsen är organiserad. Ju tidigare informationen går ut, desto mindre blir frågorna sista veckan.

Information till kunder och leverantörer

Meddela ny adress och eventuella tillfälliga ändringar i öppettider eller svarstider i god tid före flytten, så att kunder och leverantörer kan planera sina egna kontakter med verksamheten.

Vilka kostnadsposter ingår i en företagsflytt?

Kostnaden för en företagsflytt styrs av flera faktorer snarare än av en enda post. Se tabellen nedan för en översikt av vad som påverkar priset på en kontorsflytt.

Vad påverkar priset mest?

• Antal arbetsplatser och den totala mängden möbler och utrustning som ska ingå i kontorsflytten.
• Hur komplicerad nedmontering och återmontering av möbler och IT är.
• Om flytten måste ske kvällstid eller helg för att inte störa verksamheten.
• Mängden arkiv och dokument som ska hanteras varsamt.
• Avståndet mellan den gamla och den nya lokalen.

Vill ni se en mer utförlig genomgång av prisbilden finns den i artikeln vad en kontorsflytt kostar, som går igenom samma kostnadsposter mer i detalj.

Vem ansvarar för vad under en företagsflytt?

En tydlig ansvarsfördelning förhindrar att samma uppgift görs dubbelt eller inte alls. Utse gärna en intern projektledare som är kontaktperson gentemot flyttfirman och som har mandat att fatta beslut löpande under planeringen, och spara kontaktuppgifterna till alla inblandade på ett ställe, gärna tillsammans med länken till våra flyttguider.

Dokumentera gärna ansvarsfördelningen skriftligt och dela den med samtliga inblandade, så att alla vet vem som ska kontaktas om en fråga dyker upp under flyttdagen. Det minskar risken för att beslut fastnar mellan avdelningar när tiden är knapp.

• En intern projektledare samordnar tidslinjen och kontakten med flyttfirman.
• Varje avdelning utser en kontaktperson som ansvarar för sin del av packningen.
• IT-ansvarig planerar nedkoppling och uppkoppling av nätverk och utrustning.
• Reception eller kundansvarig ansvarar för kommunikationen utåt.

Hur minimerar man driftstopp under flytten?

Det effektivaste sättet att minska driftstopp är att flytta i etapper när verksamheten tillåter det, så att inte alla avdelningar står utan tillgång till sina arbetsplatser samtidigt. Om verksamheten måste flytta i ett svep är kvälls- eller helgflytt ofta det som påverkar den löpande driften minst, vilket även kan lösas genom tillfällig magasinering av utrustning.

En annan viktig del är att boka en flyttfirma med erfarenhet av just kontorsflytt, eftersom vana vid IT-utrustning och arkiv gör att momenten går snabbare och säkrare. Läs mer om hur riskerna för skador minskas i artikeln så minskar en flyttfirma risken för skador på arbetsplatsen.

Behöver ni flyttstäda den gamla lokalen?

De flesta hyresavtal för kontorslokaler kräver att lokalen lämnas städad vid utflytt. Att boka flyttstädning i samma process som själva flytten gör det enklare att hålla tidslinjen, eftersom städningen kan ske direkt efter att lokalen är tömd.

Vilka försäkringar och ansvarsfrågor gäller vid en företagsflytt?

Under transport och arbete i lokalerna gäller transportansvar och företagets ansvarsförsäkring, vilket ger trygghet för både möbler och IT-utrustning medan de hanteras av flyttpersonalen. Det är ändå klokt att gå igenom vilken egen försäkring verksamheten har för inventarier, så att ansvarsfördelningen är tydlig för alla inblandade, till skillnad från en vanlig flytt som istället omfattas av Bohag 2010.

Konsumentregler som Bohag 2010 gäller privatpersoners flytt, medan en företagsflytt i stället regleras av det avtal som tecknas mellan verksamheten och flyttfirman. Se därför till att offerten tydligt beskriver vilket ansvar som gäller för skador som uppstår under själva flytten.

Hur löser ni logistiken kring parkering och lastning på flyttdagen?

Många kontorsfastigheter ligger i områden där det är svårt att parkera en flyttbil nära entrén utan att boka tid i förväg. Hör med fastighetsägaren eller vaktmästeriet i god tid om vilka regler som gäller för lastzoner, hissar och lastkajer, så att inte flyttdagen inleds med onödig väntan, vilket gäller oavsett om det rör en kontorsflytt eller en vanlig bohagsflytt.

Boka hiss och lastkaj i förväg

I fastigheter med få eller små hissar kan det krävas en bokad tid för att använda hissen till att bära ner möbler och kartonger. Samma sak gäller ofta lastkajer i större kontorshus, där flera verksamheter kan behöva dela på samma yta under en och samma dag.

Informera reception och vaktmästeri

Se till att reception, vaktmästeri och eventuell säkerhetspersonal känner till vilken dag och vilket klockslag flytten sker, så att passerkort, dörrar och larm fungerar som de ska för flyttpersonalen under hela arbetet.

Vad gör ni med möbler och utrustning som inte ska följa med?

Inte allt behöver flytta med till den nya lokalen. Gamla möbler, kasserad utrustning och material som inte längre används kan med fördel sorteras bort innan flyttdagen, så att varken tid eller plats går åt till att transportera sådant som ändå ska bort, och tunga skåp kan hanteras separat genom tungflytt.

Tjänsten bortforsling kan bokas som ett tillägg för att ta hand om det som ska bort, i samma process som resten av företagsflytten.

Hur planerar ni om tillträdet till nya lokalen inte stämmer med utflytten?

Ibland stämmer inte datumen helt mellan den gamla och den nya lokalen. Då kan möbler och utrustning behöva förvaras under en period innan de kan flyttas in i den nya lokalen.

Lösningen är ofta magasinering, där bohaget eller kontorsinventarierna förvaras tryggt till dess att den nya lokalen är redo att ta emot leveransen.

Hur jämför ni offerter för en företagsflytt?

En rättvisande offert visar tydligt vad som ingår, vilket pris som gäller och under vilka villkor flytten genomförs. Jämför alltid offerter som beskriver samma omfattning av arbete, och hör av er via kontaktsidan om något är otydligt.

• Fast pris innan arbetet börjar, så att slutsumman är känd i förväg.
• Tydlig beskrivning av vad som ingår: packning, demontering, transport och uppsättning.
• Villkor för ombokning och avbokning av flyttdatum.
• Försäkring som gäller under transport och arbete i lokalerna.

Offerten från oss är kostnadsfri och icke bindande, gäller i 30 dagar och går att boka om eller avboka kostnadsfritt fram till sju dagar före flytten. Betalning sker mot faktura tio dagar efter att arbetet är utfört.